Pernahkah Anda mendengar tentang KPI? Tidaklah diperlukan untuk memiliki pengalaman di bagian SDM [Sumber Daya Manusia] atau Human Capital Development untuk bisa memahami lebih dalam mengenai KPI. KPI adalah Key Performance Indicator, atau dalam bahasa Indonesia, biasa juga disebut sebagai Indikator Utama Kinerja. Di dalam suatu perusahaan, KPI seringkali dibuat oleh Bagian SDM, karena memang fungsi dan tujuan KPI itu sendiri adalah untuk memudahkan perusahaan dalam menilai kinerja masing-masing karyawannya sesuai dengan posisi atau level pekerjaan tertentu di dalam suatu perusahaan, mulai dari level yang paling tinggi [top-level] sampai dengan level yang paling rendah [bottom–level], dimana pondasi dari pembuatan KPI itu sendiri biasanya mengacu pada Visi, Misi serta Strategi perusahaan.
Pada prakteknya, fungsi KPI juga cukup beragam. Ada beberapa perusahaan yang menjadikan KPI sebagai acuan dalam membuat Job Descriptions (Deskripsi Pekerjaan) untuk posisi-posisi yang ada di dalam Struktur Organisasi perusahaan, sehingga meskipun posisi dan fungsi yang ada berbeda-beda, namun tujuan utamanya selalu disesuaikan dengan tujuan utama perusahaan, dan pada akhirnya, pencapaian kinerja dari masing-masing posisi dan fungsi tersebut akan di-evaluasi menggunakan KPI. Dan karena salah satu fungsi utama KPI ini adalah untuk mengevaluasi kinerja karyawan, maka KPI haruslah dikaitkan dengan target yang telah ditetapkan oleh perusahaan, sehingga pada akhirnya dapat diketahui, apakah perusahaan telah berhasil mencapai targetnya atau belum. Dalam dunia Sales & Marketing, pencapaian terhadap KPI juga banyak digunakan sebagai dasar bagi perusahaan untuk memberikan variable bonus kepada orang-orang yang ada di dalam Team Sales & Marketing. Adapun yang masuk ke dalam variable bonus ini adalah Komisi/Insentif Bulanan, Bonus Kerja Individu Tahunan, dan bonus-bonus lain yang jumlahnya tidak tetap/variabel yang besarannya disesuaikan dengan pencapaian dari masing-masing karyawan. Semakin tinggi Skor KPI yang didapat/semakin lebih kontribusi yang diberikan, maka akan semakin besar pulalah variable bonus yang akan diperoleh si karyawan tersebut, yang besaran serta realisasinya disesuaikan dengan kebijakan masing-masing perusahaan.
Kriteria KPI—dari bacaan yang saya dapat di internet—terdiri dari SMART (mohon maaf sebelumnya karena agak sedikit berteori), yang berarti:
S – Specific, memiliki tujuan yang jelas dalam bisnis perusahaan.
M – Measurable, dapat dihitung dan diukur pencapaiannya.
A – Achievable, target yang ditetapkan adalah target yang reasonable dan dapat dicapai.
R – Relevant, memiliki tujuan yang relevan dan sesuai dengan keberhasilan perusahaan.
T – Time-Phased, implementasi serta hasilnya haruslah memiliki batas waktu sesuai dengan yang sudah ditentukan di awal.
Berhubung saat ini saya bekerja di bagian Sales di salah satu operator GSM terbesar di Indonesia, dan kebetulan perusahaan tempat saya bekerja sudah menerapkan KPI dengan cukup baik, dimana KPI ini tidak hanya diberikan untuk Internal Perusahaan, tetapi juga untuk External Perusahaan. Adapun pihak-pihak External yang diberikan KPI oleh Perusahaan adalah Distributor, yang sehari-harinya bertanggungjawab dalam membantu produsen (perusahaan tempat saya bekerja) mendistribusikan produk-produk yang dibuatnya di area-area yang sudah ditentukan oleh perusahaan, dimana saya biasa menyebutnya sebagai Single Distribution Policy: One Cluster, One Distributor.
Lantas muncul sedikit pertanyaan, mengapa sampai distributor pun harus diberikan KPI juga oleh perusahaan saya? Tujuannya jelas, agar perusahaan dapat mengontrol dan mengelola kinerja para Main Distributor tersebut seperti apa yang diinginkan oleh perusahaan, dan agar para Distributor juga memiliki tujuan yang sejalan dengan perusahaan.
Dengan begini, prinsip “Satu Kapal, Satu Tujuan, Satu Penderitaan”-pun jadi tercipta. Apa yang dirasakan oleh Produsen, juga ikut dirasakan oleh si Distributor. Disaat produsen mengalami masa panen, maka para distributor pun juga mengalami masa panennya, begitu juga sebaliknya, saat terjadi masa paceklik (penurunan bisnis), maka distributor juga ikut merasakan penurunan bisnis tersebut.
Apakah ini berarti Produsen juga banyak mengintervensi Distributor? Secara tidak langsung, saya mengatakan Ya, Produsen memang mengintervensi, tetapi intervensi yang dilakukan bukanlah intervensi yang sifatnya “semau-mau”nya produsen, melainkan juga untuk kebaikan si distributor. Tujuan utama Produsen sudah sangat jelas, yaitu Maju dan Tumbuh Bersama-sama, sehingga seperti yang tadi sudah saya sampaikan, Prinsip “Satu Kapal, Satu Tujuan dan Satu Penderitaan” bisa ikut dirasakan bersama-sama. Selain itu, bukankah hal yang wajar jika produsen juga ingin ikut berpartisipasi dalam mengamankan serta memastikan barang-barang hasil produksinya laku dan diterima oleh pasar? Bayangkan jika produsen acuh tak acuh dan membiarkan distributor menjalankan peran distribusinya seenaknya di areanya masing-masing, apa yang akan terjadi selanjutnya, apalagi jika ternyata produk yang dibuat oleh produsen tidak diterima oleh pasar? Perang harga, perebutan pasar, perebutan konsumen, dan pada akhirnya, ketidakseimbangan akan terjadi dimana-mana, harga dan kampanye produk yang berbeda-beda di setiap daerah. Jika kondisi tersebut sudah terjadi, sudah pasti, yang sangat dirugikan adalah Produsen. Jika Produsen Hancur, dapat dipastikan, distributor juga akan ikut hancur, bukan?
Terbukti, dengan system KPI ini, semua distributor (dari Sabang sampai Merauke) memiliki cara bekerja serta operasional sehari-hari yang sama, serta juga memiliki tujuan kerja yang sama, yaitu untuk mendapatkan Skor KPI setinggi-tingginya. Apalagi hasil dari Skor KPI ini juga dikembalikan ke para Distributor dengan berupa Komisi yang besarannya disesuaikan dengan Pencapaian Score KPI masing-masing Distributor (variable). Jika Distributor berhasil mendapatkan Score KPI yang tinggi, maka secara otomatis sudah dapat disimpulkan, bahwa distributor telah berhasil dalam menggarap area yang dipegangnya, artinya telah terjadi pertumbuhan bisnis yang cukup baik, tidak hanya dalam hal kenaikan jumlah pelanggan, tetapi juga penjualan, serta juga penguasaan si distributor terhadap pasar yang dipegangnya, sehingga distributor tersebut berhasil dalam mendapatkan Score KPI yang tinggi. Mengapa bisa demikian? Karena KPI yang dibuat oleh si Produsen untuk Distributor tidak hanya disesuaikan dengan tujuan produsen secara global, tetapi juga difokuskan pada pengembangan dan peningkatan bisnis dan kinerja distributor di masing-masing area. Dan jika Skor KPI Distributor mengalami peningkatan, maka otomatis Komisi yang berhak didapatkan oleh si Distributor juga akan ikut membesar. Cukup fair bukan? Dan sebaliknya, untuk Distributor yang mengalami penurunan pada Skor KPI akan mendapatkan perhatian yang cukup serius dan intens dari produsen. Semua penilaian yang dilakukan pun sangat obyektif dan transparan. Siapapun bisa menghitung berapa skor yang akan didapat oleh si distributor setiap bulannya berdasarkan hasil kinerja si distributor tersebut.
Untuk lebih mengobyektifkan penilaian KPI pada masing-masing distributor, Produsen membagi area ke dalam 2 Level yang berbeda: Area yang memang sudah padat penduduk dan memiliki daya beli yang tinggi, serta juga Area yang sedang Berkembang. Tujuan utamanya sudah jelas, agar distributor di Jakarta tidak disamakan penilaiannya dengan distributor yang ada di Negeri-nun-jauh-disana, contohnya yang paling dekat di NTB atau bahkan Irian Jaya.
Nah, jika semua system telah terbuat dengan baik, dan planning juga sudah diimplementasikan secara maksimal, langkah selanjutnya hanyalah memonitor serta mengontrol implementasinya saja, bukan? Tetapi jika planning pun belum ada, ada baiknya jika Anda membuat planning terlebih dahulu bersama Team Anda (INGAT POAC !!). Gunakan Visi-Misi dan Tujuan Perusahaan sebagai acuan dalam membuat planning, breakdown dengan jelas dan detail tujuan-tujuan perusahaan, bagi tugas dan tanggungjawab secara merata, baik internal maupun eksternal, buat komitmen, dan tentukan langkah terbaik apa yang akan Anda lakukan untuk memajukan perusahaan dan bisa memberikan kontribusi lebih banyak, dimana pada akhirnya mampu mencapai tujuan perusahaan bersama-sama.
