Konsep ini sendiri sebenarnya adalah singkatan dari beberapa kata kerja/aktivitas, dan memang singkatan ini juga dianggap kurang "keren" bagi beberapa orang. Namun, jika sudah tahu dan memahami arti dari masing-masing kata kerja dalam konsep ini, akan sangat mudah untuk mengingatnya dan terbukti konsep ini sangat applicable and can be customized easily untuk diimplementasikan dimanapun, tidak terbatas hanya dalam scope bisnis semata. Jadi, apa sih POAC itu? Well, according to me, POAC adalah sebuah konsep dasar dalam manajemen yang merupakan singkatan dari Planning – Organizing – Actuating – Controlling.
Konsep POAC ini merupakan konsep yang amat sangat mendasar dalam ilmu manajemen, dimana konsep ini meskipun sederhana, namun terbukti amat sangat efektif jika diimplementasikan dengan baik dan benar dalam sebuah perusahaan. Apapun perusahaan/industri Anda, pastinya Anda sering mendengar tentang konsep ini, baik dalam sebuah meeting, training, ataupun juga dalam diskusi non-formal bersama rekan-rekan Anda. Tidak hanya di dalam perusahaan, tetapi juga di dalam organisasi biasa, konsep POAC dapat diimplementasikan. Bahkan, jika kita ingin menulis sebuah paper, artikel, atau apapun, konsep ini dapat juga digunakan untuk lebih mudah dalam mengelaborasi hasil tulisan Anda agar lebih mudah dibaca dan dipahami oleh orang yang membacanya.
Disini, saya hanya ingin menekankan konsep POAC dalam aktivitas bisnis sehari-hari. Saya tidak merasa bahwa saya pakar [expert] dalam hal manajemen, namun, saya hanya ingin sedikit berbagi mengenai POAC yang saya ketahui berdasarkan pengalaman professional saya selama ini.
PLANNING
Disaat Anda akan menjalankan suatu bisnis, atau Anda ingin mengembangkan existing bisnis Anda, apa hal pertama yang akan Anda lakukan? Tepat sekali… Pastinya hal pertama yang akan Anda lakukan adalah membuat Perencanaan [Planning], bukan? Tanpa adanya perencanaan yang matang, dapat dipastikan, 90% dari bisnis Anda akan berujung pada ketidakpastian. Mengapa demikian? Karena pada fase ini, kita mulai menentukan, apa tujuan bisnis yang ingin kita capai, apa bisnis baru yang ingin kita kembangkan, apa masalah bisnis yang sedang kita hadapi dan ingin kita cari solusinya bersama-sama? Tahap ini cukup menentukan hasil akhir yang ingin kita dapatkan. Jika Anda baru memulai bisnis Anda, maka buatlah Visi, Misi, Tujuan serta Strategi bisnis Anda di tahap ini. Begitupun juga jika Anda sedang menghadapi masalah bisnis yang cukup pelik, pastikan semua masalah bisnis tersebut dapat dituangkan secara mendalam dan komprehensif, dan disertai dengan bukti dan temuan yang relevan, yang terkait dengan issues/masalah yang sedang dihadapi. Libatkan pihak-pihak terkait untuk membuat perencanaan yang matang. Sebisa mungkin, jauhi analisa yang hanya menggunakan asumsi/perkiraan semata, serta pastikan bahwa semua pihak yang terlibat memiliki komitmen dan kemauan yang sama untuk bisa mencapai hasil akhir sebagaimana yang diharapkan oleh perusahaan.
Analogi yang paling mudah untuk memahami tahap ini adalah jika kita merencanakan untuk pergi berlibur, apakah kita akan tiba di tempat tujuan jika kita sendiri tidak pernah tahu kemana kita ingin pergi berlibur? Apalagi jika kita tidak pergi sendiri, melainkan juga ada orang lain yang ingin pergi bersama kita, dan sudah siap mengikuti kemanapun kita ingin pergi berlibur. Untuk itu, buatlah Perencanaan yang jelas sebelum memutuskan kemana kita ingin pergi berlibur, termasuk membuat check-list kebutuhan primer dan sekunder yang pastinya akan dibutuhkan selama dalam perjalanan, serta berapa lama target yang kita buat untuk bisa mencapai tempat berlibur tersebut. Ingat, Perencanaan yang baik, jika dijalankan dengan serius dan sungguh-sungguh, pasti akan menghasilkan hasil yang baik pula.
ORGANIZING
Setelah Anda menentukan kemana tujuan Anda, pastinya Anda juga perlu tahu, sumber daya apa saja yang Anda butuhkan, bagaimana cara mendapatkan sumber daya tersebut, serta bagaimana Anda akan mengatur sumber daya tersebut agar semua yang sudah Anda rencanakan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Sesuaikan pengaturan sumber daya ini dengan budget yang Anda miliki. Jika budget Anda terbatas, hindari pengambilan dan pemilihan sumber daya yang Anda rasa baru akan Anda butuhkan nanti, tetapi sudah Anda siapkan dari sekarang. Pastikan sumber daya yang Anda pilih sekarang adalah sumber daya yang memang betul-betul Anda butuhkan dan pasti dipergunakan saat ini. Seiring dengan berkembangnya bisnis Anda dan bertambahnya budget yang Anda miliki, baru Anda bisa menyesuaikan lagi sumber daya Anda sesuai dengan kebutuhannya saat itu. Make sure that you are choosing the right resources in the right place within the right time. Proper planning and organizing will help you to do the next phase easily: Actuating.
ACTUATING
Actuating atau bisa juga disebut Executing adalah tahap pelaksanaan dari suatu perencanaan yang sudah dibuat dengan matang. Ini merupakan tahapan dimana kita mulai mengimplementasikan semua perencanaan/planning, serta pengorganisasian yang sudah kita lakukan di tahap sebelumnya. Tahapan ini merupakan tahap yang amat sangat krusial dalam konsep POAC, karena sebaik apapun perencanaan yang sudah dibuat di atas kertas, tetapi jika tidak dieksekusi dengan baik, maka jangan pernah berharap bahwa hasil akhirnya akan sama seperti yang diharapkan. Sulit bagi kita untuk berharap bahwa implementasi atau pelaksanaan dari suatu perencanaan akan mendapatkan hasil yang maksimal jika perencanaannya saja tidak dibuat sejelas dan sedetil mungkin.
Belajar dari pengalaman saya pribadi selama ini, faktor penentu keberhasilan pada tahap ini sangat dipengaruhi oleh beberapa hal, salah satunya adalah komitmen, konsistensi serta kerjasama yang solid dari sumber daya manusia [SDM] yang akan menjalankan perencanaan yang sudah dibuat dengan SDM yang membuat perencanaan awal. Kondisi yang seringkali terjadi adalah perencanaan bisnis yang sudah dibuat dengan matang di awal, tidak dapat diimplementasikan oleh SDM terkait, dikarenakan mayoritas SDM yang dikerahkan untuk mengimplementasikan perencanaan yang sudah dibuat masih belum memahami secara menyeluruh apa keinginan perusahaan yang sudah dituangkan dalam tahap perencanaan sebelumnya. Selain itu juga, kondisi bisnis yang semakin berkembang pesat saat ini telah membuat analisa kondisi dan situasi bisnis yang dibuat pada tahap awal perencanaan tidak sama dengan kondisi bisnis disaat tahap implementasi dilakukan, dimana pemicu terjadinya hal seperti ini seringkali disebabkan karena manajemen perusahaan yang tidak banyak melibatkan SDM dari unit kerja terkait, dan hanya menggunakan acuan data dari analis-analis yang dimiliki oleh perusahaan, sehingga gambaran mengenai kondisi bisnis yang dibuat oleh manajemen adalah kondisi bisnis perkiraan atau asumsi semata berdasarkan rujukan dari tim analis perusahaan, dan tidak dilengkapi dengan fakta langsung yang didapat dari SDM-SDM dari unit kerja tempat dimana tahap pelaksanaan akan dilakukan. Jika kondisi seperti diatas sudah terjadi, maka dapat ditebak dengan mudah apa yang akan terjadi selanjutnya pada tahap implementasi ini. Ya, SDM-SDM dari unit kerja yang dilibatkan akan saling menuding dan menyalahkan satu sama lain, dan Selamat, karena pada akhirnya, perusahaan Anda telah berhasil mendapatkan tambahan satu masalah baru, yaitu Konflik Internal, yang pada akhirnya akan menelurkan masalah-masalah baru yang lebih banyak jika tidak diobati dengan segera.
Kondisi berbeda akan terjadi jika SDM dari unit kerja terkait juga ikut dilibatkan dalam tahap awal perencanaan. Tidak akan sulit bagi SDM yang tergabung dalam tim pelaksana untuk menyesuaikan perbedaan kondisi dan situasi bisnis yang terjadi pada tahap implementasi dengan kondisi dan situasi bisnis yang dibuat pada tahap perencanaan. Komunikasi serta koordinasi yang telah terjalin diantara unit-unit kerja terkait dari tahap awal perencanaan akan berperan sangat penting dalam membantu tim pelaksana melakukan eksekusi dari perencanaan yang sudah dibuat, dan disinilah faktor penentu lain dalam tahap implementasi ini dibutuhkan, yaitu Kreatifitas serta Inovasi, baik dalam menghadapi perubahan kondisi serta situasi bisnis, maupun juga dalam menyelesaikan masalah yang muncul saat proses pelaksanaan dilakukan, namun dengan tetap mengarah ke tujuan awal sebagaimana yang telah ditetapkan dalam tahap awal perencanaan. Seringkali perusahaan menghadapi banyak masalah dalam mengimplementasikan sebuah perencanaan, seperti waktu pelaksanaan yang terlalu lama, SDM terlalu kaku dan monoton dalam mengikuti arahan perencanaan tanpa adanya keberanian untuk melakukan improvisasi atau inovasi-inovasi baru, dan hal-hal lainnya yang mengganggu proses implementasi, sehingga proses implementasi ini tidak berjalan dengan efektif dan efisien.
CONTROLLING
Akhirnya, tibalah kita di tahap akhir konsep POAC, yaitu Controlling. Setelah semua proses terlaksana dengan baik, maka dibutuhkanlah proses akhir yang berfungsi untuk memonitor, mengevaluasi serta mengontrol semua aktivitas yang telah dilakukan, sehingga hasil akhir dari implementasi yang telah dilakukan dapat sesuai sebagaimana perencanaan yang dibuat di awal proses. Controlling disini dapat berupa pengaturan terhadap waktu, budget, sumber daya, implikasi/dampak, serta hal-hal lainnya yang terkait dengan implementasi dari suatu perencanaan, baik secara langsung maupun tidak langsung. Jika ada hal-hal yang tidak sesuai dengan perencanaan di awal, maka perbaikan dapat dilakukan dengan segera pada tahap ini. Selain itu, tahap ini juga berguna dalam memberikan input-input penting yang dapat dimasukkan sebagai bahan perbaikan untuk proses planning atau perencanaan selanjutnya.
Seperti yang sudah dijelaskan di awal, bahwa konsep POAC ini adalah konsep manajemen yang paling mendasar dan sederhana yang dapat digunakan di organisasi manapun yang bergerak di bidang apapun, dimana konsep ini juga dapat dikembangkan dan diimprovisasi sesuai dengan kebutuhan masing-masing organisasi. Dan untuk dapat mengembangkan konsep ini sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan, tidak hanya SDM Pintar yang dibutuhkan oleh perusahaan, tetapi juga SDM-SDM yang kreatif serta inovatif, yang mampu menjalankan serta mengembangkan konsep sederhana ini menjadi salah satu strategi kunci keberhasilan perusahaan dalam bersaing di dunia bisnis yang semakin ketat seperti saat ini. Dan untuk dapat menciptakan itu semua, perusahaan pun harus berkomitmen penuh, serta memiliki kemauan untuk turut serta membantu menciptakan atmosfir kerja yang penuh dengan toleransi, dan secara rutin mensosialisasikan serta meyakinkan seluruh karyawannya untuk berani melakukan suatu kreasi dalam melaksanakan pekerjaannya sehari-hari tanpa perlu takut disalahkan, baik oleh perusahaan, maupun juga oleh rekan-rekan kerjanya yang lain, selama kreasi yang dibuat dan diciptakan tidak menyimpang dari aturan, kebijakan, nilai serta budaya yang ada dalam perusahaan.
Kembali ke analogi pergi berlibur sebelumnya, pada akhirnya, hal terakhir yang perlu dilakukan oleh seorang pemimpin dalam kaitannya dengan konsep POAC ini adalah memastikan ke sekeliling mobil saat tiba di tempat tujuan, apakah orang-orang yang dibawa dari tempat keberangkatan masih ada semua di dalam mobil? Ataukah hanya kita sendiri satu-satunya orang yang tersisa di dalam mobil saat tiba di tempat tujuan, dan pada akhirnya harus menikmati liburan sendiri tanpa ditemani oleh siapapun. Begitu juga halnya dengan perusahaan, dimana salah satu tujuan paling mendasar dari konsep POAC ini adalah mendahulukan kepentingan bersama diatas kepentingan pribadi/individu, sehingga keberhasilan dan prestasi yang diraih adalah merupakan hasil dari keberhasilan bersama, akibat kinerja tim yang solid, dan bukan semata karena kinerja seseorang [one man show] saja. Bukankah semuanya akan terasa jauh lebih menyenangkan apabila kita dapat pergi berlibur bersama-sama orang lain yang selama ini sudah banyak membantu kita dalam segala hal? Karena seindah apapun tempat berlibur yang kita datangi, namun, jika semua keindahan tersebut hanya dapat kita nikmati seorang diri, maka hanya kehampaan sajalah yang akan kita rasakan di tempat nan indah tersebut. Kendatipun POAC merupakan konsep yang yang amat sederhana, namun, jika diimplementasikan dengan baik dan benar, akan sangat terasa efektif.
Selamat Mencoba...!!!
